Loi Sapin 2, pilier n°4: Une procédure d’évaluation des tiers

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« Les entreprises doivent désormais mettre en place des procédures d’évaluation de la situation des clients, fournisseurs de premier rang et intermédiaires au regard de la cartographie des risques ».

Cette mesure suit logiquement la précédente dans la loi Sapin 2 puisque les tiers, quels qu’ils soient, figurent parmi les principaux acteurs du risque. C’est aussi la raison pour laquelle, parmi les huit mesures, celle-ci est une des plus importante.

Mettons les choses au point tout de suite : l’entreprise peut être condamnée pour corruption même si les faits sont commis par l’intermédiaire de partenaires (apporteur d’affaires, agent, distributeur), elle est donc responsable et comptable de ces derniers. La difficulté et la vigilance s’accroissant d’autant plus si l’entreprise rayonne à l’international.

Il faut donc pouvoir évaluer les tiers avant d’entrer en relation avec eux mais aussi pendant la relation business.
Pour ce faire, un audit de type due diligence (ou revue d’intégrité) est la meilleure solution (voir article sur le sujet) pour répondre au triptyque Identification – Analyse – Traçabilité.
Ce type d’audit se décidant par un accord mutuel, le refus du partenaire d’y recourir est déjà une bonne indication.

Pour les raisons évoquées plus haut, l’identification ne concernera pas que les structures mais aussi les personnes physiques liées aux tiers. La liste des tiers n’est pas exhaustive mais ceux à traiter en priorité sont : les fournisseurs, les revendeurs, les clients, les apporteurs d’affaire, les partenaires dont le siège social est sis dans un endroit particulièrement exotique ou dans un pays connu pour ses pratiques de corruption ou de fraude institutionnelle ou culturelle.
Il faudra pouvoir également porter une attention particulière à ceux que l’on appelle les tiers stratégiques qui, par leur poids, représentent une part importante du CA de l’entreprise ou de sa source d’approvisionnement.
Concernant cette étape d’identification, l’entreprise peut faire feu de tout bois : consultation des moteurs de recherche, consultation des banques de données (type Altares – Dun & Bradstreet), conception d’un formulaire de probité à remplir par le tiers, évaluation de la notoriété du tiers (presse négative, bad buzz), etc.
Enfin pour la partie personnes physiques, les recherches porteront sur les liens entre ces dernières et les personnes morales, les bénéficiaires effectifs, les Personnes Politiquement Exposées (PPE), les personnes sous sanction (embargo, gel de avoirs) et, tout comme pour les entreprises, leur notoriété.

L’étape de l’identification menée à bien, il faut ensuite procéder rapidement à l’analyse, avant toute contractualisation de la relation. Cela implique bien sûr de l’allocation de ressources spécialisées mais aussi la formation (et l’information) des collaborateurs et des dirigeants pour, d’une part, que les procédures mises au point soient appliquées et d’autre part, pour que la documentation des audits et le suivi des tiers soient réalisés de façon rigoureuse.
Beaucoup d’entreprises de taille moyenne seront réticentes à de tels investissements en temps et en ressources humaines (on l’a vu plus haut, la tâche est d’importance) mais le rôle d’acteurs comme Altares, au-delà d’un accompagnement technique et de conseil est de les convaincre que le risque est trop important pour passer outre ces obligations.
Certes, la décision de se séparer d’un partenaire fidèle ou de ne pas entrer en relation avec un partenaire prometteur est difficile à prendre. Mais le risque de contentieux ou le risque de s’exposer à des poursuites (certains pays comme les Etats-Unis sont particulièrement vigilants et sévères sur les affaires de corruption via des tiers) et par là-même de porter atteinte à la réputation de l’entreprise, doit faire pencher la balance dans le sens de la prudence.

 

explication loi sapin 2 - 8 piliers Compliance

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Gérard Drancourt
Gérard Drancourt
Head of Pre-Sales chez Altares chez Altares D&B
Spécialiste de la Data depuis 10 ans chez Altares, Gérard Drancourt a d’abord adressé le marché Finance & Assurance.
Il est depuis 2013 responsable du pôle Expertise Conformité d’Altares.
Son rôle est de conseiller et d’accompagner les entreprises et les organisations sur leurs nombreuses problématiques règlementaires et de leur proposer des solutions implémentables au sein de leur système d’information.

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