Évaluation des tiers dans la fonction achat : les grandes étapes

Avec la loi Sapin II, la mise en place du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et du Devoir de Vigilance, l’évaluation des tiers doit désormais se faire de manière approfondie.

Le quatrième pilier de la loi Sapin II porte sur l’évaluation des tiers, volet primordial en termes de lutte contre la corruption et le blanchiment d’argent. Environ 75 % des cas de corruption viennent des relations d’entreprises avec des tiers; et pour cause, seules 15% des entreprises se déclarent conformes aux exigences légales en matière d’évaluation des tiers, un dispositif considéré comme trop lourd et complexe à mettre en œuvre. Dans cette évaluation des tiers, le rôle de la direction des achats est primordial. Découvrons ensemble les grandes étapes de la mise en place d’un processus efficace d’évaluation des fournisseurs.

Les 3 éléments à vérifier pour mettre en place sa politique de conformité

Dans votre stratégie de compliance, il vous sera nécessaire de vérifier 3 éléments clés : le portefeuille de tiers existant, les nouvelles entrées en relation, et le suivi sur la durée. Il convient de recueillir un certain nombre d’informations pour chacun de ces éléments : des informations sur la société, sur ses dirigeants, sur ses actionnaires et sur ses bénéficiaires effectifs. Le but est de s’assurer de l’honorabilité de ces tiers, notamment en vérifiant leur présence ou non sur des listes de sanctions, afin de ne pas courir le risque d’être impliqué dans des affaires de corruption. Il est par ailleurs recommandé de réaliser un suivi en effectuant régulièrement des évaluations sur les fournisseurs.

L’Agence Française Anticorruption (AFA) est l’organisme chargé de vérifier l’existence et la mise en œuvre d’un processus de conformité dans les entreprises. Pour les accompagner, elle propose sur son site des guides d’aide à la mise en conformité.

Cartographie des risques et bases de données

Pour identifier et prioriser les tiers à évaluer, il convient de mettre en place une cartographie des risques. L’évaluation des tiers étant une tâche très chronophage, il est recommandé de s’appuyer sur cette cartographie pour mettre en exergue les fournisseurs à risque de manière rapide et fiable. Pour ce faire, il existe des outils d’évaluation de la conformité des entreprises comme indueD, la solution Compliance d’Altares qui génère des rapports de conformité et des alertes de modifications, qui vous seront utiles en cas ce contrôle de l’AFA. indueD permet d’analyser ses tiers de manière pointue avec la possibilité de personnaliser les critères d’évaluation, en gérant notamment les faux positifs qui pourraient fausser les résultats.

Les opportunités de cette réglementation

L’évaluation des tiers est une opportunité à saisir par le service achat pour améliorer la gestion de sa base fournisseurs, en procédant au nettoyage de celle-ci afin de conserver uniquement les fournisseurs avec qui l’entreprise souhaite poursuivre la relation d’affaire.

Si les achats sont importants dans cette évaluation des fournisseurs, la décision de pérenniser la relation avec un fournisseur incombe bien souvent au responsable conformité, la direction des achats trouve là une opportunité d’œuvrer de concert avec d’autres directions.

La rédaction
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